Privacyverklaring Veyra Climate

Versie 1.0, oktober 2026.

1. Wie zijn wij

Deze privacyverklaring is van Veyra Climate, de handelsnaam van Veyra B.V. i.o. (hierna: "Veyra", "wij" of "ons"). Wij ontwerpen, installeren en onderhouden klimaatinstallaties, zoals airconditioning, warmtepompen en VRF-systemen, voor kantoren, zakelijke locaties en bijzondere woningen.

Veyra is voor de verwerkingen in deze verklaring de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Contactgegevens:

• Veyra Climate, Veyra B.V. i.o.
• Adres: [nog in te vullen]
• KvK-nummer: [nog in te vullen]
• E-mail: info@veyraclimate.nl
• Website: veyraclimate.nl

Veyra heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor ons niet verplicht is. Vragen over privacy kunt u richten aan info@veyraclimate.nl, onder vermelding van "Privacy".

2. Voor wie deze verklaring geldt

Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, waaronder:

• bezoekers van veyraclimate.nl;
• mensen die een aanvraag, quickscan, storingsmelding of vraag bij ons indienen;
• (contactpersonen van) zakelijke klanten, opdrachtgevers, partners, architecten, vastgoedbeheerders en leveranciers;
• particuliere opdrachtgevers en gebruikers van een locatie waar wij werken;
• sollicitanten;
• gebruikers van ons klantportaal, onze installatiepagina's (QR-code) en onze digitale offertes.

Voor onze eigen medewerkers geldt een aparte interne privacyverklaring.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor de doelen in hoofdstuk 4. Afhankelijk van uw contact met ons gaat het om:

• Contactgegevens: naam, aanhef, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres van de locatie en factuuradres.
• Gegevens over uw aanvraag: het type gebouw, sector, oppervlakte, gewenste dienst, planning, omschrijving van uw wensen en eventuele bijlagen.
• Gegevens over de locatie en installaties: foto's, plattegronden, maten, technische gegevens, merk en type, serienummers, koudemiddel en hoeveelheid, onderhoudshistorie, storingen en meetwaarden. Deze gegevens gaan in de eerste plaats over een gebouw of installatie, maar kunnen in combinatie met uw naam of adres persoonsgegevens zijn.
• Gegevens over de uitvoering: werkbonnen, afspraken, toegangsinstructies, opleverrapporten, het F-gassenlogboek en uw handtekening bij akkoord of oplevering.
• Contract- en financiële gegevens: offertes, opdrachten, contracten, facturen, betaalstatus, bankrekeningnummer (IBAN) en machtigingen voor automatische incasso, btw-nummer en KvK-nummer van zakelijke klanten.
• Communicatie: e-mails, WhatsApp-berichten, notities van telefoongesprekken en uw reacties op tevredenheidsvragen.
• Gegevens bij digitaal tekenen: naam, getekende handtekening, datum, tijd en IP-adres, ter vastlegging van uw akkoord.
• Accountgegevens: inloggegevens en gebruiksgegevens van het klant- of partnerportaal.
• Sollicitatiegegevens: cv, motivatie, certificaten (bijvoorbeeld F-gassen, VCA, NEN 3140), rijbewijs en wat u verder zelf aan ons stuurt.
• Technische gegevens van websitebezoek: IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina's en de keuze die u maakt in onze cookiemelding.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en verzoeken u die niet aan ons te sturen. Een burgerservicenummer verwerken wij alleen als de wet dat van ons vraagt.

4. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken en op welke grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een grondslag uit artikel 6 AVG voor is. Per doel:

Waar wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang, hebben wij dat belang afgewogen tegen uw privacy. U kunt altijd bezwaar maken (zie hoofdstuk 12).

Als u gegevens die nodig zijn voor een overeenkomst of wettelijke verplichting niet verstrekt, kunnen wij uw aanvraag of opdracht mogelijk niet uitvoeren.

5. Foto's en beeldmateriaal

Onze monteurs maken foto's van de situatie voor, tijdens en na het werk. Dat is nodig voor de offerte, de uitvoering, het opleverdossier, garantie en het F-gassenlogboek. Wij richten de camera op de installatie en de technische ruimte en vermijden het vastleggen van personen, documenten en persoonlijke spullen.

Foto's van zakelijke projecten kunnen wij gebruiken voor onze website, portfolio en social media als daarop geen personen, persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie herkenbaar zijn en het adres niet wordt vermeld. Foto's van woningen van particulieren gebruiken wij alleen voor dat doel met uw toestemming.

6. Automatische verwerking en AI

Wij gebruiken software om aanvragen te ordenen. Een AI-model maakt een korte samenvatting van uw aanvraag en geeft een indicatie van de urgentie en omvang (een leadscore). Dat helpt ons sneller te reageren.

• Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor u in de zin van artikel 22 AVG. Een medewerker van Veyra beoordeelt elke aanvraag en neemt alle beslissingen zelf.
• Offertes, prijzen en voorstellen worden door Veyra zelf opgesteld en niet door AI.
• Voor de AI-functies schakelen wij een verwerker in die uw gegevens niet mag gebruiken voor het trainen van eigen modellen, voor zover wij dat contractueel kunnen vastleggen.

7. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen in hoofdstuk 4, met:

• Verwerkers die in onze opdracht diensten leveren, zoals hosting en database van de website en onze bedrijfssoftware, e-mail en kantoorsoftware, transactionele e-mail, boekhouding en facturatie, betalingen en incasso, online agenda en afspraken, zakelijke berichtendiensten (zoals WhatsApp Business) en AI-ondersteuning. Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Op dit moment zijn dat onder meer Lovable (website en database), Google (e-mail en kantoorsoftware), Resend (verzending van e-mail), Moneybird (boekhouding), Mollie (betalingen) en Cal.com (afspraken), of vergelijkbare dienstverleners. Een actuele lijst sturen wij u op verzoek toe.
• Fabrikanten en groothandels, bijvoorbeeld voor het registreren van garantie, het bestellen van onderdelen of technische ondersteuning bij een storing. Wij delen dan alleen wat daarvoor nodig is, zoals het serienummer en het adres van de installatie.
• Partijen die wij inschakelen bij de uitvoering, zoals een onderaannemer, een kraan- of hoogwerkerverhuurder of een elektrotechnisch installateur, voor zover zij de gegevens nodig hebben voor hun werk.
• Opdrachtgevers en partners bij zakelijke projecten, zoals de vastgoedbeheerder, VvE, architect of hoofdaannemer die ons de opdracht gaf, als zij betrokken zijn bij de locatie.
• Onze adviseurs, zoals onze accountant, jurist, verzekeraar en, bij betalingsachterstand, een incassobureau of deurwaarder.
• Overheidsinstanties en toezichthouders, als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld de Belastingdienst of de Inspectie Leefomgeving en Transport in het kader van het toezicht op F-gassen.
• Een koper of opvolger van (een deel van) ons bedrijf, bij een overname of fusie, onder dezelfde voorwaarden als in deze verklaring.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij kiezen waar mogelijk voor opslag binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige dienstverleners zijn (onderdeel van) een organisatie buiten de EER, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Als gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde bedrijven) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Op verzoek informeren wij u over de waarborgen die van toepassing zijn.

9. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Wij hanteren deze termijnen:

Wij mogen gegevens langer bewaren als dat nodig is voor een lopend geschil, een vordering of een onderzoek, zolang dat nodig is.

10. Cookies

Onze website gebruikt:

• Functionele cookies en vergelijkbare technieken, die nodig zijn om de website te laten werken, bijvoorbeeld om uw cookiekeuze te onthouden, formulieren te beveiligen en in te loggen op het portaal. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Analytische cookies, waarmee wij het gebruik van de website meten om die te verbeteren. Wij stellen deze zo privacyvriendelijk mogelijk in, zonder gegevens te delen voor advertenties. Als dat wettelijk nodig is, vragen wij eerst toestemming.
• Overige cookies, zoals marketing- of trackingcookies van derden, plaatsen wij alleen met uw toestemming.

U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen onderaan de website of door cookies in uw browser te verwijderen.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, waaronder:

• versleutelde verbindingen (https) en versleutelde opslag bij onze dienstverleners;
• tweestapsverificatie op zakelijke accounts;
• toegang op basis van rollen, zodat medewerkers alleen de gegevens zien die zij nodig hebben voor hun werk;
• beveiligde, persoonlijke links voor offertes en klantpagina's;
• geheimhoudingsafspraken met medewerkers en verwerkersovereenkomsten met dienstverleners.

Bij een datalek dat risico's voor u meebrengt, melden wij dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan u, zoals de AVG voorschrijft.

12. Uw rechten

U heeft de volgende rechten:

• recht op inzage in de gegevens die wij van u verwerken;
• recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op verwijdering, voor zover wij de gegevens niet meer nodig hebben of niet hoeven te bewaren;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt;
• recht van bezwaar tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• recht om een gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de verwerking daarvoor.

U kunt een verzoek sturen naar info@veyraclimate.nl. Wij kunnen u vragen u te identificeren, zodat wij gegevens niet aan de verkeerde persoon geven. Wij reageren binnen een maand. Die termijn kan bij complexe of veel verzoeken met twee maanden worden verlengd; dan laten wij dat binnen de eerste maand weten. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken mogen wij een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren.

Sommige gegevens moeten wij bewaren, ook als u om verwijdering vraagt, zoals facturen en het F-gassenlogboek.

13. Klachten

Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@veyraclimate.nl. Wij lossen het graag samen op. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

14. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van anderen, zoals fabrikanten of Google. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van die websites. Lees daarvoor hun eigen privacyverklaring.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op veyraclimate.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij klanten met wie wij een lopende overeenkomst hebben.

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd in oktober 2026.